Chia phòng thi theo nhóm các đối tượng thí sinh

Bài này sẽ hướng dẫn các thầy cô phụ trách quản lý thi cách “Chia phòng thi theo nhóm đối tượng thí sinh”.

Trước hết quý thầy cô sẽ phải tạo Danh mục đối tượng thí sinh, Từ màn hình chi tiết kỳ thi, ta chọn “Danh mục đối tượng thí sinh”, hệ thống sẽ hiển thị giao diện sau:

 

Tại đây, quý thầy cô cập nhật danh mục đối tượng thí sinh.

Tiếp theo quý thầy cô Lập danh sách thí sinh như trước đây đã trình bày (có thể xem chi tiết trong tài liệu hướng dẫn mục 1.14.3). Và sau khi đã thêm danh sách học sinh từ lớp học hệ thống sẽ hiển thị giao diện như hình sau:

Đến đây, quý thầy cô sẽ phải thực hiện thủ công việc phân loại đối tượng học sinh bằng cách click chọn các học sinh và gán nhóm đối tượng cho các học sinh đó (Chú ý: có thể làm theo từng lớp cho chính xác) theo các bước sau:

Bước 1: (Tùy chọn) Chọn một lớp hoặc để tất cả để lọc danh sách thí sinh:

Bước 2: Chọn các thí sinh rồi gán vào nhóm đối tượng. VD ta sẽ gán nhóm đối tượng học sinh giỏi như hình sau:

Kết quả ta có:

Sau khi đã phân loại đối tượng học sinh xong, Để thực hiện “Chia phòng thi theo nhóm các đối tượng thí sinh“, ta thực hiện như sau:

Từ màn hình chi tiết kỳ thi, ta chọn mục “Phân phòng thi và đánh số báo danh”=>Phân phòng thi và đánh số báo danh:

Khi đó hệ thống sẽ hiển thị giao diện “Phân phòng thi và đánh số báo danh” như sau

Tại giao diện Phân phòng thi và đánh số báo danh, ta làm theo các bước:

1. Chọn “Số thí sinh bình quân trong một phòng thi” (Chú ý: Chỉ tùy chọn này mới có thể chia theo nhóm đối tượng thí sinh, các tùy chọn khác không có.) sau đó điền vào số lượng và số báo danh bắt đầu.

2. Chọn kiểu xếp phòng thi: Chỉ có 2 kiểu lựa chọn “Xếp trộn tất cả các khối” và “Xếp trộn theo khối” là hỗ trợ chia phòng thi theo nhóm đối tượng (Kiểu xếp lần lượt theo lớp thì không!)

3. Tích chọn vào mục “Chia theo nhóm đối tượng HS”

4. Click Cập nhật=> Hệ thống sẽ phân phòng thi theo nhóm đối tượng học sinh.

 

Phân phòng thi và đánh số báo danh

Sau khi tạo danh sách thí sinh tham gia kỳ thi, để phân phòng thi và đánh số báo danh cho các thí sinh, từ màn hình chi tiết kỳ thi ta chọn “Đánh SBD và phân phòng thi”. Rồi click vào  khi đó hệ thống sẽ xuất hiện cửa sổ cho phép ta phân phòng thi và đánh số báo danh theo rất nhiều tùy chọn

Các tùy chọn xếp phòng thi gồm:

• Số thí sinh bình quân trong một phòng thi: VD 24, có nghĩa là hệ thống sẽ xếp tối đa mỗi phòng thi có 24 thí sinh. Với tùy chọn này, ta có 3 kiểu xếp phòng thi:
  • Xếp trộn tất cả các khối: trong một phòng thi có nhiều khối, SBD của thí sinh được đánh lần lượt theo vần alphabet của họ tên thí sinh.
  • Xếp trộn theo khối: Trong một phòng thi có một khối, SBD của thí sinh được đánh lần lượt theo vần alphabet của họ tên thí sinh từng khối.
  • Xếp lần lượt theo lớp: Trong một phòng thi có một khối, SBD được đánh lần lượt theo vần alphabet của họ tên thí sinh từng lớp.
• Số thí sinh trong từng phòng thi: VD 25,28,30 – Có nghĩa là hệ thống sẽ xếp thành 3 phòng thi với phòng đầu là 25 thí sinh, phòng thứ 2 là 28 thí sinh và phòng thứ 3 là 30 thí sinh. Chú ý, số lượng thí sinh từng phòng được các nhau bởi dấu “,”.
• Số phòng thi: VD 40,  có nghĩa là toàn bộ kỳ thi sẽ có 40 phòng thi, hệ thống sẽ căn cứ vào tỷ lệ thí sinh từng khối mà chia ra mỗi khối bao nhiêu phòng, trường hợp số phòng thi nhiều hơn số thí sinh, thì số phòng thi mà hệ thống tạo ra sẽ bằng với số thí sinh (Mỗi thí sinh một phòng), với tùy chọn này ta cũng có 3 kiểu xếp phòng thi như tùy chọn đầu tiên
• Số phòng thi/ Khối: VD: 4, hệ thống sẽ phân phòng thi sao cho mỗi khối tối đa là 4 phòng thi, trường hợp khối nào có số thí sinh nhỏ hơn số phòng thi, thì số phòng thi của khối đó chính là số thí sinh. Với tùy chọn này, ta có 2 kiểu xếp phòng thi
  • Xếp trộn theo khối
  • Xếp lần lượt theo lớp
• Số phòng thi từng khối: VD 10,12,15,14 – Có nghĩa là kỳ thi có 4 khối tham gia, trong đó khối thứ nhất có 10 phòng thi, khối thứ 2 có 12 phòng thi….Với tùy chọn này ta cũng có 2 kiểu xếp phòng thi
  • Xếp trộn theo khối
  • Xếp lần lượt theo lớp
• Số phòng thi/ Lớp: VD 2, có nghĩa là mỗi lớp tham gia dự thi sẽ được chia làm 2 phòng thi.

Tùy từng kiểu xếp phòng thi mà có tùy chọn “Đánh số phòng thi theo khối”. Tùy chọn này sẽ xác định đánh số phòng thi từ 1 cho từng khối, hay đánh tuần tự không phân biệt khối.

 

In danh sách thí sinh của phòng thi

Để in danh sách thí sinh của phòng thi, ta xuất Excel danh sách thí sinh đã được đánh số báo danh và phân phòng thi:

Mở file mà trình duyệt trả về ta có dữ liệu sau:

Nếu chỉ muốn in danh sách niêm yết để dán ở cửa phòng thi, ta thực hiện xóa các cột “Môn thi” và “Tổng” như sau:

Ta sẽ có kết quả sau:

Nếu ta sửa giá trị ở các ô: A3, E1, E2, E3 và tiêu đề của cột “TỔNG” thì ở mục tương ứng ở các trang còn lại của Excel sẽ tự động thay đổi theo. VD ở trên ta đã thay: ô E1 từ: “TỜ THU BÀI THI” thành “DANH SÁCH THÍ SINH DỰ THI”.

Hoặc giả sử ta không muốn in “TỜ THU BÀI THI” cho tất cả các môn trên một tờ. Ta có thể xóa các cột môn thi đi (trong VD của hình chụp ở đây là  ta xóa các cột từ H đến J) và ta điền môn thi vào ô E3 (VD Môn thi: Văn) khi đó ta sẽ có “TỜ THU BÀI THI” theo môn cụ thể như sau:

Các ô Ngày tháng Năm, HIỆU TRƯỞNG, và Tên Hiệu trưởng cũng tương tự, khi ta thay giá trị cho các ô này (của phòng thi đầu tiên) thì các phòng sau đó sẽ tự động cập nhật theo.

 

Xếp loại theo kết quả thi

Để xếp loại theo kết quả thi từng môn, tại giao diện chi tiết kỳ thi ta chọn mục “Xếp loại  theo môn thi”

 

Tại giao diện này, ta click chọn các môn thi cần thống kê ở mục “Môn thi”.

Để xuất Excel , ta click chọn “Xuất Excel”.

Trong file Excel, Nếu ta muốn lọc theo một lớp nào đó hoặc lọc theo “Xếp loại” thì ta chọn (hoặc kéo chuột để bôi đen dòng thứ 6) sau đó thực hiện:

+ Với Office 2003: vào mục “Data/Filter/AutoFilter” như hình:

 

+ Với Office 2007: Chọn Tab Home=>Click Sort&Filter=>Filter như hình:

 

Khi đó Dòng 6 trong file Excel sẽ xuất hiện các tùy chọn cho phép ta lọc theo các tiêu chí đã nói ở trên

 

VD: Click vào biểu tượng  ở cột Xếp loại và chọn Loại “Giỏi”. Khi đó Excel sẽ lọc ra tất cả các học sinh xếp loại giỏi trong bài thi Văn:

 

Báo cáo kết quả thi cho phòng & sở GD

Để phòng và sở GD có thể tổng hợp được kết quả thi, sau khi tổ chức xong kỳ thi quản trị nhà trường vào mục Báo cáo phòng sở và cập nhật “LOẠI” cho kỳ thi:

Sau khi  cập nhật, Phía phòng hoặc sở giáo dục có thể thấy được kết quả thống kê của kỳ thi ở mục Start/Báo cáo thống kê/Thống kê kết quả thi (Chức năng này chỉ có ở tài khoản phòng sở):